5 dicas para um evento de sucesso

Planejar um evento requer muita organização e trabalho para que tudo saia conforme o planejado e seja um sucesso. Nesse sentido, encontrar bons fornecedores e espaço para que o evento aconteça é quase uma missão. Mas fique tranquilo: nesse artigo traremos algumas dicas de como organizar o seu evento e fazer com que ele se torne um grande sucesso.

Dica 1 – Use tecnologia

Atualmente, a tecnologia está em todos os lugares e quase todas as pessoas têm acesso a algum tipo de tecnologia, sejam tablets ou smartphones. Quando falamos de tecnologia, não nos referimos apenas a uso de projetor e apresentações em PowerPoint, mas sim, usar a tecnologia nos detalhes do evento. Por exemplo, você pode inovar e criar um aplicativo único do seu evento. Nele podem conter as informações básicas sobre local, horário, programação, bem como confirmação de presença, informações úteis sobre o evento, preparando os convidados para o evento. Você pode também utilizar alertas para quando o evento se aproximar.

A tecnologia pode também te auxiliar na organização do evento, como por exemplo com os dados dos fornecedores e dos convidados. A tecnologia pode muito bem trabalhar a seu favor: encontre o que há disponível neste tipo de mercado e escolha o que melhor irá te auxiliar.

Dica 2 – Organização (organize-se!)

Quem organiza um evento deve, primeiramente, organizar-se. É necessário ter muita organização e comprometimento para garantir que tudo ocorra conforme o planejado. Para isso, ter uma equipe eficiente e de confiança faz toda a diferença.

É fundamental que o responsável pela organização do evento tenha habilidade para lidar com um grande volume de pessoas e informações, para se comunicar com pessoas das mais diversas áreas de atuação e, além disso, saiba lida com imprevistos, pois eles sempre ocorrem.

É importante também ter uma agenda com tudo anotado, como cronograma, datas importantes, contatos de fornecedores e de convidados.

O organizador deve ser calmo e exigente, ser um líder. Portanto, é essencial que ele tenha controle de todos os processos do evento, pois caso ocorra algum erro, o responsável será sempre ele.

Dica 3 – Local do evento

A escolha de um bom local para o evento é essencial e um dos aspectos fundamentais para que ele seja um sucesso.

Para a escolha do local você deve levar em consideração a quantidade de convidados e o tipo de evento que será realizado. Os locais não podem ser nem muito grandes e nem pequenos, acomodando os convidados confortavelmente. Ambientes muito grandes para a quantidade de convidados sugere que o evento está vazio ou que muitos faltaram, assim como ambientes pequenos, que dão a sensação de desorganização. Nunca é bom deixar essas impressões em seus convidados.

Eventos corporativos sugerem locais mais formais, como por exemplo, os Auditórios do Órion Parque, que apresentam toda a estrutura que o evento da sua empresa precisa, como ambientes climatizados, áreas de convivência e lanchonete, oferecendo o máximo de conforto para o seu convidado.

Além disso, o local do evento não pode ser muito distante dos centros urbanos, ainda mais para eventos noturnos, por questões de segurança. Locais que já tenham espaços para estacionamento deve ser considerado na hora da escolha.

Dica 4 – Escolha bem os fornecedores

Escolher quem irá trabalhar com e para você é extrema importância para não ser surpreendido no momento em que mais precisar. Para isso, não privilegie apenas a questão econômica, os menores preços, mas trabalhe com quem já tem tradição na área. Busque empresas de qualidade, que sejam reconhecidos pelo mercado, mesmo que isso custe algum dinheiro a mais.

É melhor aumentar o orçamento e ter a garantia de qualidade na prestação de serviço do que se arrepender de alguma escolha mal feita no dia do evento.

Dica 5 – Feedbacks

É fundamental que o organizador do evento ouça dos convidados o que eles acharam do seu evento. Isso significa saber sobre a recepção, buffet, iluminação, som, disposição das mesas, atendimento dos garçons, entre outros itens.

E para facilitar essa avaliação você pode disponibilizar alguns questionários no rol de saída do evento, para que o convidado avalie anonimamente. Os feedbacks serão de grande valia para os próximos eventos que você organizará, podendo direcionar melhor alguns itens que por algum motivo deixaram a desejar aos convidados.

Gostou das nossas dicas? Utilizou-as no seu evento? Nos conte como foi! Vamos receber os seus feedbacks.